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Agile CMS Auswahl

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Das Ausschreiben eines Softwareproduktes ist häufig ein langwieriger Prozess. Nicht selten wird ein Anforderungskatalog von mehreren hundert Seiten erstellt. Im besten Fall mit zahlreichen Wireframes und einem fix-fertigen Design. Nachdem in der Programmierung heutzutage auf agile Methoden wie SCRUM gesetzt wird, ist es fraglich ob diese klassische Abschreibungsmethode nicht längst überholt ist.

Unternehmen investieren nicht selten sechs stellige Summen für CMS Lizenzen, Implementierung und Server. Da ist es verständlich, dass bei der Auswahl der Partner möglichst sicher vorgegangen wird. Klar dass man sich mit langen Dokumenten absichern möchte. Agile Softwareentwicklung bedeutet aber, dass sich aufgrund der Iterationen im Laufe der Zeit der Kontext bis zu einem gewissen Grad verändert. Klassische Ausschreibungsprozesse mit einer möglichst 100%igen Definition aller Wahrscheinlichkeiten sprechen dieser Agilität aber klar entgegen.

Wie sollte eine Agile CMS Auswahl aussehen?

Aus den Erfahrungen im Expertennetzwerk hat sich gezeigt, dass Unternehmen die eine kurze und prägnante Ausschreibung formulieren letztlich oft das bessere Ergebnis erzielen.

  • Statt einer Liste an gewünschten Features sollten ca. 10 Use-Cases oder User-Stories formuliert werden. Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden so anhand einer jeweils kurzen und prägnanten Geschichte aus Sicht des CMS Anwenders oder Webseitennutzer erzählt. Die Implementierungspartner sollten dann im Auswahlprozess darstellen, wie sie diese Geschichten mit ihrem System umsetzen würden. Wenn ein Anbieter es schafft, diese 10 Geschäftsfälle gut zu implementieren, dann werden auch alle weiteren Anwendungen kein Problem darstellen.
  • Neben den User-Stories müssen im Ausschreibungsdokument gewissen Rahmenbedingungen geklärt werden. Den Anbietern muss klar sein, wie umfangreich das gesamte Projekt ist. Das lässt sich aber aufgrund einer Beschreibung recht gut skizzieren, eine finale Funktionsliste ist dafür nicht erforderlich. Zudem müssen natürlich technische Voraussetzungen und No-Go’s geklärt werden.
  • Ermöglichen sie den Anbietern rasch einen Einblick über Ihr Unternehmen zu erlangen. Am besten bieten Sie je Anbieter einen halbstündigen Call an, bei dem der Anbieter frei Fragen stellen darf.
  • Eine gut formulierte Ausschreibung muss es dem Anbieter ermöglichen, einen Gesamtpreis für das Projekt (Total Cost of Ownership) zu definieren. Am besten wird ein vordefiniertes Excel Dokument mitgeschickt, damit die Angebote vergleichbar sind.
  • Referenzen sind immer ein spannendes Thema. Holen Sie sich die Referenzen von den Teammitgliedern im Projekt ab – am besten mit einem vorgefertigten Fragebogen. Dies fordert den Anbieter denn er muss schon bei der Wettbewerbspräsentation ein mögliches Team für das Projekt präsentieren. Zudem erhalten sie wirkliche Referenzen und nicht Projekte die von ganz anderen Personen abgewickelt wurden.
  • Der rechtliche Rahmen und Einkaufsbedingungen dürfen natürlich nicht fehlen. Diese sollten aber als Anhang mitgeliefert werden und nicht übertrieben lang sein.
  • Gute Ausschreibungsdokumente sind maximal zwischen 20 und 30 Seiten.
  • Nehmen Sie 4 bis 6 Anbieter in die engere Auswahl und klären sie mit diesen in kurzen Gesprächen noch mal die Rahmenbedingungen ab. Letztlich sollten Sie 3 Anbieter zur Wettbewerbspräsentation laden.
  • Nehmen Sie sich Zeit für die Wettbewerbspräsentationen. Sie müssen mit dem gewählten Anbieter in den nächsten Monaten und Jahren ein gutes Team bilden. Dafür sollte man sich schon einen Tag je Kandidaten Zeit nehmen. Neben der Präsentation der User-Stories ist das Zusammenspiel des Teams meist wesentlichster Faktor. Versuchen Sie ein gutes Klima einer Partnerschaft zu schaffen. Aber fordern Sie die Anbieter auch – beispielsweise indem Sie ein Testsystem fordern welches Ihre Redakteure gleich austesten können. Oft hat man als Anwender schon in den ersten Minuten ein gutes Gefühl für ein System.
  • Mit dem gewählten Partner sollte man sich nicht gleich ganz verheiraten. Besser ist es, eine Proof-of-Concept Phase einzuführen, in der das Projekte noch einmal ausgiebig konzipiert wird. Um Sicherheit auf beiden Seiten zu schaffen, muss es eine klar formulierte Ausstiegsklausel nach dem Proof-of-Concept geben.

Dieser agile Auswahlprozess schafft eine gute Basis für ein erfolgreiches CMS-Projekt. Wie sind Sie bei der letzten CMS Auswahl vorgegangen?

 

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