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Richtig Entscheiden bei der CMS Auswahl

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Nahezu jede Webseite wird über ein CMS (Content Management System) ausgeliefert. Der Markt für Web Content Management Software ist sehr entwickelt und unüberschaubar. Alleine im deutschsprachigen Raum dürfte es mehrere hundert CMS geben. Die Webseite CMS Matrix listet gar 1.200 Systeme auf. Advatera hat mehrere Unternehmen bei der CMS Auswahl begleitet. So fließt die externe Expertise aus den Expertengruppen in die Entscheidungsfindung ein. Aber welche Kriterien sind entscheidend? Was gilt es bei der CMS Selektion zu beachten?

Der CMS Auswahl- und Entscheidungsprozess

  1. Anforderungsanalyse – Bedürfnisse erheben – 2 Wochen
    • Bevor mit der Formulierung der Ausschreibungsunterlagen begonnen wird, werden die Bedürfnisse der einzelnen Zielgruppen erhoben. Dies beinhaltet Business-Ziele ebenso wie IT Bedürfnisse und die Sicht der Redakteure. Vergessen Sie nicht, dass es neben den explizit ausgesprochenen Wünschen auch die als selbstverständlich empfundenen Basisanforderungen gibt. Hier entstehen oft Missverständnisse, vor allem, wenn Basisanforderungen nicht bewußt abgefragt werden. Für den Projekterfolg sind auch ein paar Begeisterungsmerkmale wichtig – Anforderungen also, die einen klaren Fortschritt zeigen und die Nutzer begeistern.
  2. Projektumfeld definieren – 1 Woche
    • Wie bei jedem Projekt ist auch bei der CMS Auswahl eine kurze Umfeldanalyse notwendig. Dies beinhaltet Budgetkriterien, Entscheidungswege und Identifikation der Stakeholder. Ebenso muss das technische Umfeld geklärt sein. Auch die Einbindung der Einkaufs- und Rechtsabteilung sollte vorab definiert werden.
  3. Ausschreibungsdokumente erstellen – 2 Wochen
    • Der RfP (Request for Proposal; Ausschreibungsunterlage) ist quasi das Werbeblatt für Ihr Projekt. Es sollte kurz und prägnant sein, muss aber alle wichtigen Bedingungen einer guten Ausschreibung erfüllen. Klare Empfehlung: statt Feature-Wunschlisten sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse anhand von User Stories beschreiben. So lernen die Anbieter Ihr Business kennen und bauen schneller ein Projektverständnis auf. Die Formulierung der Ausschreibung ist essentiell für den Projekterfolg. Ihre Organisation hat das letzte CMS wahrscheinlich vor Jahren ausgeschrieben. Um eine attraktive Ausschreibung zu gestalten, bietet es sich daher an, externe Partner für den Ausschreibungsprozess ins Boot zu holen.Ein paar Tipps
      • Es ist durchaus möglich, die CMS Auswahl und die Implementierung in einer Ausschreibung zu bedienen. Auch die geteilte Ausschreibung von CMS rein als Softwareprodukt und Implementierungspartner ist möglich.
      • Fragen Sie nach den Referenzen der Teammitglieder (wenn auch Implementierung geplant ist) und nicht nur nach den klassischen Agenturreferenzen. So stellen Sie auch fest, welches Team der Anbieter für die CMS Implementierung vorschlägt. Geben Sie eine klare Struktur für die Angabe der Referenzen vor – sonst kommen meist nur unnütze Standardfolien mit schönen Logos und Screenshots als Referenzen.
      • Geben Sie auch eine klare Struktur für das Preisangebot vor, am besten in Form einer vorgegebenen Tabelle. Nur so können Sie die Anbieter auch vergleichen.
      • Versuchen Sie die Ausschreibung so zu gestalten, dass möglichst rasch ein gemeinsames Projektverständnis aufgebaut wird und der Gesamtumfang ersichtlich ist. Oft sind Ausschreibungen in dieser Phase bereits viel zu detailliert und so versperren Sie sich den Weg für neue und vielleicht einfachere Lösungen. Geben Sie nicht jeden einzelnen Lösungsweg bereits vor, lassen Sie die Anbieter auch kreativ sein. Ihre eigenen Lösungsansätze können Sie später immer noch einbringen.
      • Vergessen Sie nicht auf Standards wie einer Verschwiegenheitserklärung.
      • Geben Sie an, dass Sie nach der Wahl des Anbieters in eine Scoping Phase gehen, in der Sie sich freihalten den Anbieter jederzeit zu wechseln.
  4. Versenden der Ausschreibung – 1 Tag
    • Zu bevorzugen ist die Aussendung der Unterlagen an eine vorselektierte Liste potentieller Partner um die Qualität der Angebote hoch zu halten. Setzen Sie eine kurze Frist von 3-5 Werktagen zur Bekanntgabe ob die angeschriebenen Anbieter teilnehmen möchten, oder nicht. So können Sie rasch auf zu wenige
      Teilnehmer reagieren und die Ausschreibung erweitert aussenden.
  5. Anbietermanagement – 4 Wochen (in denen die Anbieter die Angebote erstellen)
    • Die Teilnehmer am Ausschreibungsprozess müssen möglichst rasch das Projekt verstehen. Dieses Onboarding der Anbieter findet über strukturierte Fragerunden statt. Am besten ist es, den Anbietern 30 Minuten Konferenzen anzubieten.
  6. Bewertung der eingereichten Angebote und Vorselektion – 1 Woche
    • Anahand von Muss- und Sollkriterien wird eine erste Auswahl von zumeist 3 Anbietern getroffen. Wichtig ist eine klare und nachvollziehbare Entscheidungsmatrix die allen beteiligten Entscheider eine gute Entscheidungshilfe ermöglicht.
  7. Pitch Präsentation – 1 Woche
    • Nehmen Sie sich je vorselektierten Anbieter einen Tag für eine genauere Analyse zeit. Die Agenda für diesen Tag sollten Sie vorgeben. Eine gute Agenda beinhaltet neben der Präsentation der Lösungsansätze für die einzelnen zu erfüllenden Geschäftsprozesse auch das Kennenlernen des Teams. Bauen Sie auch eine Produktpräsenation Ihrer Produkte ein und planen Sie offene Diskussionsrunden. Sie sollten mit den Anbietern auch Mittagessen gehen und natürlich für eine Durchmischung zwischen Ihrem und dem Anbieterteam sorgen. Im Projekt bilden sie ja mit dem Anbieter ein gemeinsames Team, der Sympathiewert ist bei der Entscheidung nicht unterzubewerten. Bitten Sie die Anbieter mit jenen Teams zu kommen, die dann wirklich für das Projekt verantwortlich sind. Manchmal bietet es sich auch an, den Pitch auszudehnen und eine Testinstallation des Systems vorzunehmen.
  8. Entscheidung – 1 Woche
    • Im Zuge der Pitch Präsentation sollten die Teilnehmer eine strukturierte Bewertung abgeben welche in eine Entscheidungsmatrix als Entscheidungshilfe mündet. Diese Visualisierung hilft Ihnen auch, wenn es Blockierer gibt. Die Entscheidung muss sauber dokumentiert und letztlich von den wichtigsten Stakeholdern unterstützt werden um das Projekt zum Erfolg zu bringen.
  9. Scoping – 1-2 Monate
    • Gehen Sie vor der Implementierung in ein Projektscoping. Dieses muss aber bereits klare Deliverables haben, die Sie notfalls auch gemeinsam mit einem anderen Partner verwenden können. Halten Sie sich frei, im Zuge des Scopings den Anbieter notfalls zu wechseln.
  10. Implementierung

Die angegebenen Projektdurchlaufzeiten sind typische Werte.

Eigene Geschäftsprozesse im Fokus

Jedes Unternehmen stellt ganz individuelle Anforderungen an die neue Webseite oder das neue Intranet. Das ausgewählte CMS muss diese Anforderungen bestmöglich unterstützen und nicht jedes CMS ist die beste Lösung. Ein individueller Entscheidungsprozess ist daher unabdingbar. Aber nutzen Sie auch die vorhandenen Materialien und schauen Sie sich Ausschreibungsunterlagen von anderen Unternehmen an. Diese erhalten Sie auch über das Advatera Netzwerk.

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