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Das ideale Mitarbeiterprofil im Intranet

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Die Mitarbeitersuche und das Intranet-Profil ist wesentlicher Bestandteil eines guten Intranets. Eigentlich sollte diese Funktion mitunter ein Treiber für die tägliche Nutzung sein, denn sie schafft Vorteile für das Unternehmen ebenso wie für den Mitarbeiter. Eine Mögliches Szenario welches in einer Intranet Expertengruppe besprochen wurde:

Ideales Intranet Mitarbeiterprofil

Die klassischen Informationen wie Foto, Abteilung und Kontaktinformationen dürfen nicht fehlen. Zudem bieten sich folgende Möglichkeiten an.

  • Foto
    Das Foto muss selbstverständlich wirklich den Mitarbeiter zeigen. Kein Simpson Bild und kein Haustier. Denn es bringt den Kollegen einen wesentlichen Vorteil, wenn sie neue Kontakte gleich visuell kennenlernen können.
  • Kontaktinformationen
    Alle Kontaktinformationen wie Telefon, Mobil und E-Mail Adresse gehören in das Profil. In einem internationalem Umfeld wäre auch gut, die aktuelle Uhrzeit des Standortes anzuzeigen. Ein Klick auf die Telefonnummer sollte mich direkt mit dem Kollegen verbinden. Auch eine Statusanzeige (anwesend/abwesend/dienstreise) wäre sehr hilfreich.
  • Lokalisierung des Standortes des Mitarbeiters
    Im besten Fall kann ich den Arbeitsplatzes des Mitarbeiters im Gebäude über eine Karte lokalisieren. Zumindest sollte das Stockwerk und die Büronummer angegeben sein.
  • Dienstreise
    Wenn der Mitarbeiter auf Dienstreise ist, sollte das im Profil erkennbar sein. Zudem sollte man nach Mitarbeitern die gerade an einem anderen Standort sind suchen können. Das schafft wesentliche Vorteile denn oft könnten Meetings zusammengelegt oder gar eingespart werden, wenn bereits ein Kollege vor Ort ist.
  • Aktuelles Projekt
    Statt einer in Social Media Plattformen üblichen Statusanzeige sollte das aktuelle Projekt eigengeben werden. Zudem sollte es eine Historie geben, an welchen Projekten der Mitarbeiter gearbeitet hat. Dies hilft Informationssilos im Unternehmen aufzulösen.
  • Kenntnisse, Skills
    Die Kenntnisse sollten strukturiert erfasst werden. Dazu gehört auch die Sprache. Ob eine selbstbewertung der Kenntnisse zum Beispiel mit Sternen erfolgen sollte, wurde diskutiert. Beides hat Vor- und Nachteile.
  • Organisationsstruktur
    Natürlich gehört die OrgChart in das Mitarbeiterprofil.
  • Social Stream
    Auch sollten aktuelle Updates des Mitarbeiters angezeigt werden. Wenn er beispielsweise Artikel im Intranet kommentiert oder neue Dokumente hinzugefügt hat.

Intranet Mitarbeiter Profilseite

Welche weiteren Informationen haben Sie im Mitarbeiterprofil ihres Intranets erfasst?

Hürden bei den Mitarbeiterprofilen

Natürlich muss das Profil allen juristischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen. Insofern ist auch eine Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat meist erforderlich. In vielen Unternehmen habe ich die Vorgangsweise kennengelernt, dass Mitarbeiter selbst die Daten einpflegen müssen. Vor allem die Einführung des Mitarbeiterfotos im Miterbeiterverzeichnis ist dabei eine Hürde.

BJ Fogg hat in seinem Verhaltensmodell drei Vorraussetzungen genannt, damit jemand etwas tut. Er spricht von (1) Motivation, (2) Einfachheit etwas zu Erledigen und einem (3) Trigger. Desto höher ich motiviert bin, desto schwieriger kann auch die Aufgabe werden. Desto einfacher etwas ist, desto eher wird es natürlich erledigt. Der Trigger sollte die Aufmerksamkeit auf die Tätigkeit legen.

Legt man dieses Modell auf die selbstgepflegten Inhalte im Mitarbeiterprofil um, so bedeutet das:

  1. User Motvieren die Inhalte (Foto, Skills, …) zu pflegen
    Mögliche Methoden zur Motivation kennen wir von Social Media Plattformen. Beispielsweise kann man darauf hinweisen, welche der Kollegen bereits ein Foto hochgeladen haben oder dass der Vorgesetzte ja bereits ein Foto hat. Auch die Darstellung eines Alternativbildes welches nicht zwingend sehr schön sein sollte, hilft. Denn wer möchte schon auf seinem Profil einen unkenntlichen Avatar haben.
  2. Das Pflegen der Inhalte einfach ermöglichen
    Desto einfacher es ist, ein Foto ins Mitarbeiterprofil hochzuladen, desto besser. Das versteht sich von selbst. Trotzdem ist der wirkliche hochlade Prozess in vielen Intranets einfach zu kompliziert. Einerseits muss der Mitarbeiter Zugriff auf ein gutes Bild von sich selbst haben, dann muss er das Bild noch auf seinen eigenen Computer spielen und letztlich es noch in oft komplizierten Schritten hochladen. Kein Wunder, dass dies oft dazu führt, das Bild gleich gar nicht hochzuladen. Wenn es also aus rechtlicher Sicht möglich ist, sollte immer versucht werden, bei der Neuanlage eines Mitarbeiters gleich ein Bild automatisch hochzuladen.Wenn im Unternehmen in einer HR Datenbank Mitarbeiterbilder bereits vorhanden sind, würde es sich auch anbieten, den Mitarbeiter beim Einstieg einfach zu fragen ob das entsprechende Bild ok ist und angezeigt werden darf.
  3. Einen Trigger setzen
    Der Trigger ist letztlich das Instrument, auf welches häufig vergessen wird. Selbst wenn der Hochladeprozess einfach ist, fehlt einfach die Aufmerksamkeit darauf. Trigger könnten zum Beispiel E-Mails mit Hinweisen auf fehlende Daten im Profil sein oder aber auch ein Fotostand vor der Mittagskantine bei dem professionell Mitarbeiterfotos erstellt und gleich hochgeladen werden. Oder eben auch der oben genannte Hinweis auf der Startseite des Intranets, wer aller bereits Inhalte hochgeladen hat.

Wie haben Sie Ihre Kollegen motiviert, Bilder und Informationen im Profil einzugeben?

 

 

 

One Response to "Das ideale Mitarbeiterprofil im Intranet"
  1. Sehr interessanter Artikel. Insbesondere hat mir die kurze und prägnante Zusammenfassung zu „Hürden bei den Mitarbeiterprofilen“ gefallen. Das ist tatsächlich ein nicht zu unterschätzendes Thema.

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