Die Themen und Agenda finden Sie hier (PDF).

Im Mittelpunkt des 7. Digital Leadership Forum stehen der digitale Innovationsprozess mit der Fragestellung, wie sich Unternehmen in der digitalen Welt noch besser positionieren können. In den Vorträgen und Workshops werden die digitale externe Kommunikation und Marketing ebenso wie die digitale interne Kommunikation beleuchtet.

Hier geht es zur Anmeldung…

Der Beitrag Agenda für das Digital Leadership Forum 2020 ist online erschien zuerst auf Advatera.

Ellen hatte einige sehr gute Gründe, warum die internen Suchmaschinen nicht den Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen. Ich möchte einen sehr einfachen Grund hinzufügen, der meiner Meinung nach eine gute Erklärung für Mitarbeiter ist, wenn sie eine Google-ähnliche Sucherfahrung einfordern.

Es gibt zwei grundsätzliche Suchmuster:

• first pattern search (Erste Mustererkennung ist gut genug)
• known item search (Suche nach bekannten Artikeln)

First pattern search bedeutet, dass Sie mit dem erstbesten Suchergebnis zufrieden sind, das Ihnen eine gute Antwort gibt. Der Kern: es gibt viele zufriedenstellende Suchergebnisse. Zum Beispiel: die Suche nach einem Rezept mit bestimmten Zutaten. Das erste in Google angezeigte Ergebnis, das mit den von Ihnen gewünschten Zutaten übereinstimmt, ist ein gutes Ergebnis für Sie. Es könnte zig-tausende von guten Ergebnissen geben.

Die known item search bedeutet, dass Sie genau nach dem einen Dokument oder der einen Information und natürlich nach der aktuell gültigen Version suchen. Mit dem Rezeptbeispiel würde das bedeuten: Sie suchen das eine Rezept, wie es Ihre Großmutter immer zubereitet hat. Sie werden es nicht einfach in Google finden, selbst wenn Ihre Großmutter es irgendwo online gestellt hat.

Sie verwenden Google viel häufiger für generelle Antworten, während die Intranet-Suche häufiger für die Suche nach bekannten Elementen genutzt wird.

Tatsächlich würde ich schätzen, sind etwa 70% der Suchen innerhalb der Organisation nach exakt bekannten Elementen, während nur etwa 30% in der Websuche dieses Muster aufweisen. Natürlich hat jede Suchmaschine viel mehr Schwierigkeiten, die einzig richtige Antwort zu finden, als Tausende von ähnlichen Antworten aufzuzeigen.

Vielleicht hilft das zu verstehen, warum die Intranetsuche und Enterprise Search im Vergleich zur Websuche oft schlechter bewertet wird.

Literatur u.a.:

• Hier ist eine Studie zum Vergleich von Known-item vs. erster Mustersuche in einer Bibliothek: http://searchstudies.org/wp-content/uploads/2017/03/Pre-print_Behnert_Lewandowski_2017_Known-items-69091.pdf

Der Beitrag Warum die Intranet Suche einfach nicht Google ist erschien zuerst auf Advatera.

Zwei Tage lang haben drei vorausgewählte Agenturen in einem großen Raum, zusammen mit dem Team von CKW, ein dichtes Programm absolviert. Vorgelegt wurden User Stories, für welche von den Agenturen Lösungen erarbeitet und in zwei öffentlichen Reviews vorgestellt wurden. Das Besondere: die Agenturen und das CKW Team waren die gesamte Zeit im selben Raum, selbst die Vorstellung der aus den Aufgaben entstandenen Lösungen konnten die Agenturen gegenseitig mitverfolgen. Im Vordergrund stand die Vorführung einer funktionierenden, lauffähigen Lösung für die vorgegebenen Nutzerszenarien. Zu den Präsentationen sind zudem alle CKW Mitarbeiter eingeladen gewesen. Wer wollte, konnte teilnehmen und die Lösungen der Agenturen nach Bauchgefühl bewerten. Natürlich hat das Kernteam der CKW die Leistung der Lieferanten nach weiteren spezifischen Kriterien bewertet, um eine gute Entscheidungsgrundlage zu haben.

Kluger Kopf: Hans-Peter Kälin hat das Thema des Pocathon bei CKW vorangetrieben. Inzwischen denkt CKW daran, den Pocathon auch bei weiteren Beschaffungsvorgängen zu nutzen.

Der ganze Prozess ist aber nicht in zwei Tagen umsetzbar. Es braucht eine gute Vorbereitung und Vorauswahl der Agenturen. Insgesamt hat die Entscheidungsfindung trotzdem nur fünf Wochen benötigt. Im Vergleich: eine typische Anbieterauswahl zur Umsetzung einer Webseite oder eines Intranets dauert schon mal sechs bis zwölf Monate.

Die Vorarbeit

Zunächst wurde ein funktionsübergreifendes Team aus Fachbereich und IT zusammengestellt und in Benutzergruppen-Workshops die wichtigsten Nutzerszenarien für das neue Intranet definiert. Diese User Stories waren Basis für den Zweitagesworkshop mit den Agenturen. Im Vorfeld sind viele Agenturen mit einem groben Briefing eingeladen worden, ihr Interesse an der Teilnahme zu bekunden. Auf Basis der ersten Angebote und vertiefender Gespräche haben es drei Agenturen in die Endauswahl, und somit den Pocathon Workshop, geschafft.

Vor der Teilnahme am Workshop haben die ausgewählten Agenturen den definitiven Projektvertrag erhalten. Die drei Agenturen erhielten eine Abschlagszahlung für die Teilnahme am Workshop.

Unmittelbar nach dem zweiten Workshoptag erfolgte der Zuschlag an einen der drei Anbieter.

Für einen erfolgreichen Pocathon ist es unerlässlich, dass alle betroffenen Abteilungen an einem Strang ziehen. Vor allem die Beschaffung, aber auch die Rechtsabteilung und natürlich insbesondere die mit dem Projektmanagement betraute Abteilung müssen für einen agilen Auswahlprozess offen sein. Da die Auswahl nicht auf Listen an gewünschten Funktionalitäten, sondern auf Anwendungsbeispielen basiert, müssen auch die Verträge anders formuliert werden. Dies führt möglicherweise zu einem Gefühl der Unsicherheit. Letztendlich ist aber das Gegenteil der Fall: Durch die bereits konkrete Zusammenarbeit der Agenturen mit dem Projektteam des Kunden ist das Bild der Zusammenarbeit viel klarer. Die Agenturen können keine Vertriebsmitarbeiter in den Pocathon entsenden, sondern kommen mit ihrem echten Projektteam, welches dann in der Umsetzung auch zum Einsatz kommt. Dies schafft Sicherheit.

Der Beitrag Pocathon: Agenturen agil auswählen erschien zuerst auf Advatera.

Abgesehen von der Bequemlichkeit des jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriffs, der durch die Nutzung der Software über das Internet ermöglicht wird, wird die erhöhte Produktivität als einer der Hauptvorteile des Wechsels in die Cloud angesehen. Ob die Produktivitätssteigerung durch den Einsatz von SaaS (Software as a Service)-Lösungen erreicht wird, lässt sich praktisch mit der einfachen Frage zusammenfassen: Macht das meine Arbeit leichter?

Die Logik hier ist, dass je einfacher die Benutzererfahrung, desto größer der Ertrag an Produktivität ist – egal ob es ein Administrator ist, der einen neuen Benutzer zum Netzwerk der Organisation hinzufügt oder ein Team ein geteiltes Dokument zum gemeinsamen bearbeiten verwendet. Sowohl Microsoft als auch Google haben viel investiert, um Office 365 und Google Apps zu einem Spitzenprodukt zu machen, wenn es darum geht, die Benutzer- und Administratorenerfahrung so einfach wie möglich zu halten. Aber ist das wirklich gelungen?

Ständig neue Funktionen sind herausfordernd

Mein Haupteinwand gegen diese Prämisse der Einfachheit ist das ständige Hinzufügung von Funktionen, die automatisch bei den Nutzern auftauchen. Diese automatischen Updates werden von beiden Anbietern als Vorteil vermarktet (wer liebt nicht Produkterweiterungen?), wirken aber der von Google und Microsoft angestrebten Benutzerfreundlichkeit entgegen.

Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Organisation verwenden, kann es effektiver sein, Funktionen auszuschalten. Je mehr aktive Funktionen Sie haben, desto komplizierter wird die Nutzung und desto mehr Unordnung müssen die Benutzer des Dienstes bewältigen.

Wie bei den klassischen Microsoft-Anwendungen wie Excel und Word: Viele Menschen nutzen nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen. Eine Überlastung mit unnötigen Funktionen bedeutet einen Verlust in der Benutzererfahrung, der letztlich dazu führt, dass das Tool weniger produktiv ist, als es sonst wäre.

Das soll natürlich nicht heißen, dass neue Features von Natur aus unerwünscht sind – ganz im Gegenteil. Aber Sie brauchen eine strukturierte Methode, um sie einzuführen, die den Unternehmen genügend Zeit gibt, um zu entscheiden, welche Features sie behalten und auf welche sie sich vorbereiten und welche sie lieber ignorieren möchten.

Bessere Koordination mit Kunden

Mit der Office 365 Roadmap hat Microsoft einen wichtigen Schritt unternommen, um neue Funktionen besser an bestehende Anwender zu kommunizieren. Die Roadmap dient als detaillierter Kalender, der die Benutzer einige Monate im Voraus darüber informiert, welche Updates (in verschiedenen Stadien, von der Entwicklung bis zur vollständigen Verfügbarkeit) die Abonnenten erwarten können. Eine weitere Ergänzung, Office 365 Targeted Release, gibt Benutzern die Möglichkeit, Updates für den Dienst vor dem Standard-Releasezyklus zu erhalten. Jake Zborowski, ein Gruppenproduktmanager für Office 365, sagte bereits vor Jahren in einem Blogbeitrag, dass die Änderungen an der Updatekommunikation von Microsoft als Reaktion auf das Feedback der Benutzer vorgenommen wurden und den Abonnenten „die Möglichkeit geben sollen, Änderungen in kleinen Teilen zu konsumieren“.

Aber das reicht wohl nicht aus. Bei Inhouse-Lösungen hatten Unternehmen immer die Kontrolle darüber, was im System passiert. Da aber bei Intranet-Tools wie SharePoint ein universelles Update implementiert ist, das jeden Benutzer innerhalb eines Unternehmens betrifft, ist eine bloße Vorschau auf die geplanten Releases, wie sie die Office 365 Roadmap bietet, keine wirkliche Abstimmung mit dem Kunden. Es handelt sich im Wesentlichen um einen Kalender, mit dem die Benutzer sehen können, was passieren wird, mit der Option, dass es zwei Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt geschieht, aber keine gleichwertige Option, um die Aktualisierung zu verzögern, wenn eine Organisation nicht bereit ist.

Google bietet einen ähnlichen Release-Kalender an. Google Apps-Abonnenten können zwischen zwei Veröffentlichungsspuren wählen, wobei die geplante Veröffentlichungsspur Administratoren die Möglichkeit gibt, die Veröffentlichung neuer Funktionen für andere Nutzer innerhalb des Unternehmens zu verzögern, was laut Google „zusätzliche Zeit für die Schulung Ihrer Supportmitarbeiter und die Vorbereitung der Nutzer auf die kommenden Änderungen“ bedeutet.

Das Fazit

Wenn neue Funktionen die Benutzererfahrung verbessern sollen, dann muss ihre Freigabe noch besser mit den Abonnenten abgestimmt werden. Die Office 365-Roadmap verbessert zwar die Transparenz von Service-Aktualisierungen, aber ein Kalender mit dem „was kommt“ gibt Unternehmen, wenn überhaupt, nur wenig Kontrolle darüber, wie neue Funktionen in das Tagesgeschäft integriert werden können.

Der Beitrag Chaos in der Cloud: Wie neue Funktionen die User Experience in SharePoint und Google Apps stören erschien zuerst auf Advatera.

Die Chancen stehen gut, dass viele Mitarbeiter bereits persönliche OneDrive-, Dropbox-, Google Apps- oder Office 365-Konten nutzen, um Daten zu synchronisieren und gemeinsam zu arbeiten. Wenn ein Unternemen noch nicht in der Cloud ist, tun Mitarbeiter dies einfach ohne offizielle Unterstützung der IT und damit ohne jeglicher Kontrolle. Die Frage ist also nicht, ob Sie sich mit Cloud-Lösungen für Ihr Intranet beschäftigen sollten, sondern wie Sie die Technologie am besten nutzen und dabei die häufigsten Fallstricke vermeiden.

Das Gute daran

Einer der Hauptvorteile der Nutzung von Cloud-Anwendungen in Ihrem Intranet ist, dass sie sich positiv auf die Produktivität auswirken. Dies hängt natürlich von der Verwendung der richtigen Arbeitsabläufe und Methoden ab. Im besten Fall können kollaborative Produktivitätsanwendungen wden Bedarf an persönlichen Besprechungen, mehreren Versionen von Dokumenten oder zeitaufwändigen Beratungen, Neuschreiben und Beiträgen im Round-Robin-Stil deutlich reduzieren.

Abgesehen von den Faktoren, die eine Cloud für die Benutzer attraktiv machen, gibt es eine Reihe von überzeugenden Gründen, warum auch die IT von der Cloud profitiert. Wenn Sie Dienste nutzen, die in einer öffentlichen Cloud von Google, Microsoft oder Amazon gehostet werden, wird eine Menge Wartungsarbeit ausgelagert. Sie müssen sich weniger Gedanken über Software-Upgrades oder den Umgang mit Lastspitzen in Ihrem Netzwerk machen.

Dank hybrider Cloud-Implementierungen können Sie sogar Cloud-Services integrieren, die so aussehen und sich so verhalten, als würden sie in Ihrem lokalen Netzwerk ausgeführt, in Wirklichkeit aber ein virtueller Service sind, der sich nahtlos erweitern lässt, wenn die Nachfrage Ihrer Benutzer steigt. Sie zahlen nur für das, was Sie benötigen, und müssen nicht übermäßig viel von Servern und anderer Netzwerktechnologie profitieren, um gelegentliche Nachfragespitzen zu bewältigen.

Auch die Bereitstellung von Cloud-Anwendungen kann selbst in großen Unternehmen in einem viel höheren Tempo erfolgen. Von der Seite des Anbieters ist die Infrastruktur im Grunde immer auf dem neuesten Stand. Der Projektfokus wandert von technischer Implementierung in Richtung Struktur, Inhaltsgestaltung und Change-Management.

Diese verschiedenen Vorteile summieren sich zu dem, was wahrscheinlich der am häufigsten genannte Grund für die Implementierung von Cloud-Technologien ist: Geld zu sparen.

Die Herausforderungen

Viele Menschen, besonders diejenigen, die nicht besonders Computer-Affin sind, sind abgeneigt, Dinge wie Windows und Office zu aktualisieren. Das ist verständlich, denn neue Versionen bedeuten Änderungen an der Benutzeroberfläche. Dies führt zu zusätzlichem Druck und Zeitaufwand, welchen die meisten berufstätigen Erwachsenen lieber vermeiden würden.

Das Problem ist, dass bei Cloud-Anwendungen die IT-Abteilung und der Benutzer weniger Kontrolle über Updates und Änderungen. Viele Benutzer finden es unangenehm, ihre Produktivitätstools zu öffnen und festzustellen, dass sich die Benutzeroberfläche zum Vortag geändert hat. Wenn auch nur in kleinem Umfang. Wenn Sie ihr Intranet selbst betreiben, überlegen Sie sich die Vor- und Nachteile für ein bestimmtes Update genau. Sind sie in der Cloud, trifft die Entschiedung für Updates der Softwareanbieter. Als Intranet-Verantwortlicher müssen sie zumindest versuchen, dies zu managen. Sie sollten täglich die Roadmap des Softwareanbieters im Blick haben und laufend entscheiden, welche neue Funktionen sie Ihren Mitarbeitern tatsächlich zur Verfügung stellen. Oft sind neue Funktionen zwar standardmäßig beim Update aktiviert, können aber von Ihnen für Ihre Organisation manuell deaktiviert werden.

Die Frage der Sicherheit ist wahrscheinlich die umstrittenste Frage für ihre Organisationen, wenn es um Cloud Computing geht. Wo sind Ihre Daten? Sind sie sicher? Was passiert, wenn die Apps abstürzen?

Obwohl in der Praxis spezialisierte Unternehmen wie Google und Microsoft bessere Betriebszeit und Sicherheit bieten können als Sie, gibt es immer noch eine psychologische Diskrepanz und eine berechtigte Sorge um die Cybersicherheit, mit der man sich auseinandersetzen muss.

Schließlich, obwohl die Umstellung auf Cloud-Anwendungen oft als billiger angepriesen wird, achten Sie genau auf die Bedingungen der Servicevereinbarungen. Es kann versteckte Kosten geben, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind. Nicht unüblich ist es, dass Lizenzvereinbarungen von Seiten der Anbieter geändert werden, um mehr Umsatz zu generieren.  Gehen Sie nicht davon aus, dass die Lizenzen für Cloud-Anwendungen alle Anwendungsfälle abdecken, die Sie vermuten.

Fazit

Cloud Apps können ein Vorteil für die Produktivität und die Kostenreduzierung sein, aber dies erfolgreich zu tun, erfordert Erfahrung, Wissen und einen realistischen Zugang.

Der Beitrag Ist ein Cloud-Intranet gut für Ihr Unternehmen? erschien zuerst auf Advatera.