Advatera. Netzwerk für Kommunikations-, Marketing- und Digitalverantwortliche.


Intranet Akzeptanz

by

Ein Intranet muss Mitarbeitervorteile und Unternehmensvorteile erwirtschaften. Nur so gelingt es, das Intranet als wesentlichen Produktionsfaktor im Unternehmen zu positionieren. Die Vorteile eines gut eingeführten Intrantes liegen auf der Hand:

  • Kommunikationsprozesse werden effizienter.
  • Die unternehmensweite digitale Kommunikation ermöglicht Synergieeffekte.
  • Der Zugang zu Teilen der internen Datenbestände wird vereinfacht. Die Unternehmensdaten sind dabei trotzdem optimal geschützt.
  • Bei intensiver Nutzung durch die Mitarbeiter aller Stufen der internen Hierarchie kann das Intranet zu einem gemeinsamen Ideenpool werden, indem es Raum für offenen und informellen Austausch zu fach- und unternehmensbezogenen Themen schafft.

Und trotzdem haben viele Unternehmen das Gefühl, diese Vorteile nicht wirklich zu erwirtschaften. Der Schlüssel dazu ist die Intranet-Akzeptanz. Denn nur wenn das Intranet von den Mitarbeitern auch rege genutzt wird, schafft es den nötigen Mehrwert der für ein langfristiges Bestehen so wichtig ist.

Möglicherweise stehen die Mitarbeiter der neuen Kommunikationsform zunächst skeptisch gegenüber, möglicherweise blockt auch ein Teil des Managements. Im Laufe unserer Arbeit haben wir zahlreiche Intranet Roll-Outs in den Expertengruppen gesehen und begleitet. Unser Learning: Um eine gute Intranet Akzeptanz im Unternehmen zu erreichen, muss der Roll-Out drei wesentliche Kriterien erfüllen:

1. Schulung, Schulung, Schulung

Ein Intranet Roll-Out ohne intensive Schulung läuft sehr wahrscheinlich von vornherein ins Leere. Die Unternehmen müssen so viel wie möglich schulen. Bewährt haben sich dafür offene Kurzschulungen (Walk-In-Schulungen), an denen jeder teilnehmen kann und die auch online via Screensharing durchgeführt werden können.

Die Intranet Fitness ist dabei nicht nur für die Redakteure, Plattform- und Community-Manager wichtig. Die professionellen Schulungen für das neue Medium sollten allen Mitarbeitern angeboten werden. Sinnvoll ist, einen Teil der Schulungen an die Redakteure zu delegieren, die im Unternehmen auch als Intranet Botschafter agieren. Beispielsweise können sie in ihren eigenen Teams kurze Intranet Trainings übernehmen.

Wichtig ist, die Schulungen nicht inhaltlich zu überfrachten. Bei Kompaktschulungen empfiehlt sich maximal ein halber Arbeitstag. Trainiert werden müssen die wesentlichen Elemente des Systems, beispielsweise drei typische Anwendungsszenarien im Unternehmen – was im Übrigen für Intranet Schulungen durch interne Mitarbeiter spricht. Viele Firmen lagern die Trainings an externe Agenturen aus, die dann oft jeden einzelnen Menüpunkt im Content Management System erläutern, mit dem Ergebnis, dass die Schulungsinhalte mehr oder weniger wirkungslos verpuffen.

 

2. Echter Management Support

Ein aktives Intranet benötigt echten Management Support, der sich im Bereitstellen der finanziellen Mittel für die Implementierung nicht erschöpft. Echter Support bedeutet, dass das Management – inklusive der Unternehmensleitung – das System auch selbst vom ersten Tag an nutzt.

Das Management muss erkennen, dass das Intranet eine Möglichkeit ist, schneller und direkter mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und akzeptieren, dass sich damit die Unternehmenskultur tendenziell verändert. Ein gut eingeführtes Intranet bedeutet auch die Möglichkeit barrierefreier Kommunikation über die verschiedenen Hierarchieebenen hinweg zu nutzen, was eine positive Mitarbeitermotivation sehr stark forcieren kann. Das stellt aber natürlich auch eine Herausforderung für das Management, vor allem dem mittleren Management, dar.

In der Praxis wehrt sich oft vor allem das mittlere Management gegen die Einführung des Intranets – aus unserer Sicht vor allem aus Angst vor dem Kontrollverlust, der damit verbunden scheint. Gegensteuern können Unternehmen durch spezielle Trainings, in denen die Mittelmanager lernen, welche Vorteile das System auch ihnen bietet. Via Intranet kommunizieren sie nicht nur rascher mit den eigenen Mitarbeitern, sondern gewinnen auch größere Kontrolle über deren Kommunikation. Anders als bei E-Mails können Manager im Intranet die Kommunikation der Mitarbeiter live verfolgen und dabei auch selber Input geben.

 

3. Das Intranet nicht als Projekt, sondern als Programm sehen

Projekte haben Ablaufdaten – und genau das ist das Problem. Zu oft schläft das Intranet nach dem Roll-Out wieder ein, weil keine klare Organisation für die Zeit nach dem Projektende geschaffen wurde. Das Intranet muss im Unternehmen als ein stetiger Prozess oder ein laufendes Programm gesehen werden, für das nicht nur materielle, sondern auch personelle Ressourcen nötig sind. Intranet-Manager, Redakteure und Inhaltsverantwortliche müssen berufen werden und sich regelmäßig treffen – möglichst unter Beteiligung des Senior-Managements. Ebenso wichtig sind Motivatoren in der Firma, die das Projekt Programm Intranet fördern und für seine weitere Entwicklung sorgen.

Ihre Erfahrungen zur Steigerung der Intranet Akzeptanz

Natürlich wollen wir nicht nur unsere eigenen Learnings mit Ihnen teilen, sondern gerade Ihre Erfahrungen können vielleicht einer anderen Organisation helfen, das Intranet besser einzuführen. Was waren Ihre Herausforderungen beim Intranet Roll-Out?

This post is also available in: Englisch

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.


fünf × fünf =

1 2 3 5
Interessiert am Erfahrungsaustausch? Unverbindliche Anfrage…