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Intranet Ausschreibung – Vorlage

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Jede Intranet Ausschreibung ist einzigartig, denn ein gutes Intranet passt sich an die Kernprozesse eines Unternehmens an. Die folgenden Tipps sollten helfen, eine gute Ausschreibung für das eigene Intranet zu schreiben. Zusätzlich haben wir eine beispielhafte Intranet Ausschreibung zusammengestellt, die einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Auf lange Funktionslisten verzichten

Statt lange Wunschlisten von Funktionen zu erstellen, ist es besser sich über die Kernaufgaben des neuen Intranets Gedanken zu machen. Darüber, wie das Intranet einerseits Unternehmensziele unterstützen und andererseits den Mitarbeitern in der täglichen Arbeit hilft. Nach der Identifikation dieser Kernaufgaben, werden diese als User Stories oder User Scenarios niedergeschrieben. Das gibt einen viel besseren, exemplarischen Überblick über das gewünschte Intranet.

Unternehmen klammern sich häufig bei Ausschreibungen an Wunschlisten, denn sie scheinen auf den ersten Blick die sicherste Vorgehensweise zu sein. Funktionslisten können einfach anhand von erfüllt oder nicht erfüllt abgehakt werden. Dies gibt ein Gefühl der Sicherheit bei der Auswahl. Aber, wie Aristoteles schon sagte „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“ – oder in anderen Worten: die Summe an Funktionen gibt noch lange nicht an, ob ein gewünschter Geschäftsprozess auch in der Gesamtheit gut abgewickelt wird. Aus diesem Grund empfehlen wir unbedingt, die gewünschten Geschäftsprozesse und Kernaufgaben des Intranets in Form von User Stories niederzuschreiben. Natürlich aus der Sicht der Nutzer.

Vorlage für Intranet Kostenvergleich

In die Ausschreibungsunterlagen gehört eine strukturiere Vorlage für die Kostenkalkulation, welche auf die Gesamtkosten des Projektes abzielt. Zusätzlich ist zu erwähnen, dass Kosten welche dem Anbieter in der Vorlage fehlen, unbedingt trotzdem angeführt werden müssen – ansonsten geht man davon aus, dass diese im Gesamtpaket enthalten sind. Nur wenn man eine strukturierte Vorlage für die Kostenberechnung hat, sind Angebote unterschiedlicher Anbieter auch vergleichbar.

Wir haben Beispielvorlagen dafür, bei Interesse einfach an info@advatera.com mailen.

Nach Referenzen der Teammitglieder fragen

In der Intranet Ausschreibung sollte unbedingt nach den spezifischen Referenzen und Erfahrungen der einzelnen Teammitglieder gefragt werden. Allgemeine Referenzen von Agenturen und Softwareanbietern sind häufig irrelevant – sie sind oft veraltet, von anderen Teams durchgeführt und sehr allgemein. Spezifische Referenzen der vorgeschlagenen Teammitglieder sind dagegen relevant. Dabei ist es vollkommen egal, ob das Teammitglied diese Referenz beim jeweiligen Anbieter oder schon zuvor in einer anderen Rolle aufgebaut hat. Es geht vielmehr um die Gesamterfahrung des Teams. Natürlich sollten die wichtigsten Referenzen auch mit den jeweiligen angegebenen Referenzkunden direkt besprochen werden. Also ein paar Telefonate oder Referenzbesuche, welche viel Aufschluss bringen. Referenzbesuche organisieren Sie übrigens am besten selbst, Sie brauchen den Anbieter dafür nicht.

Die konkrete Nachfrage zu Referenzen der Teammitglieder hat auch einen weiteren Vorteil: so muss der Anbieter bereits ein Team für das Projekt vorschlagen. Das ist übrigens der Punkt, bei dem die Anbieter häufig überfordert sind. Meist passt es nicht in ihre interen Struktur, bereits jetzt ein Team vorzuschlagen. Manche entsenden lieber Vertriebsmitarbeiter und Selbstdarsteller-Gurus zu den Wettbewerbspräsentationen, als echte Intranet Experten. Vertrauen Sie lieber auf die Anbieter, welche echte Fachexperten zum Meeting mitbringt. Auch wenn sich diese vielleicht nicht so gut präsentieren können.

Ausschreibungsprozess

Nach der Evaluierung der eingelangten Angebote erstellen Sie eine Shortlist von in etwa drei Anbietern. Diese laden Sie zu einem jeweils Ganztagesworkshop ein. Richtig, nicht nur für eine 2, 3 Stunden Präsentation, sondern zu einem ganzen Tag. Das gibt Ihnen die Möglichkeit den Erfüllungsgrad der in der Ausschreibung beinhalteten User Stories im Detail zu bewerten und auch das Team kennen zu lernen. Wichtig ist eine strukturierte Erfassung, beispielsweise mit einer Scorecard und der Bewertung der einzelnen Aspekte mit 0 bis 2 Punkten. An diesen Wettbewerbspräsentationen nehmen übrigens möglichst alle Entschiedungsträger und Projektbeteiligte von Ihrem Unternehmen teil.

  • 0 bedeutet, die Aufgabe ist nicht oder schlecht erfüllt.
  • 1 bedeutet, die Aufgabe ist über Umwege oder suboptimal erfüllt.
  • 2 bedeutet, wir vertrauen dass die Aufgabe gut gelöst wird.

Daraus ergibt sich eine Scorecard, welche schriftlich den Erfüllungsgrad der Anbieter erfasst und als Bewertungsgrundlage dient. Übrigens sollte zu jedem Bewertungskriterium auch die Anmerkungen aus ihrem Unternehmen schriftlich erfasst werden. Die Auswertung dieser Anmerkungen ist vor allem beim letztlich gewählten Anbieter essentiell, denn sie gibt Hinweise auf mögliche Projekthürden.

Die Zeitleiste des Ausschreibungsprozesses hängt wesentlich von der Entscheidungsfreude in Ihrem Unternehmen ab. Wir haben Ausschreibungsprozesse von zwei bis drei Monaten ebenso gesehen, als Entscheidungen nach ein bis zwei Jahren. Ziel ist aber natürlich eine möglichst kurze Ausschreibungsphase.

>> Vorlage Intranet Ausschreibung (Word Datei)

>> Vorlage Team Referenzen (Excel Datei)

Wir senden gerne weiteres Material zu. Senden Sie uns dazu einfach eine kurze E-Mail an info@advatera.com

Image source: Shutterstock / alphaspirit

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