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Sharepoint Intranet Analytics – alternative Reporting Tools

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Zuletzt häufen sich in den Advatera Intranet Expertengruppen die Fragen nach sinnvollen Lösungen zur Analyse des Intranets, vor allem bei jenen Anwendern die Microsoft SharePoint einsetzen.

Natürlich ist das Messen und Analysieren der Intranetnutzung eine Kernaufgabe und essentiell für eine erfolgreiches Intranet. Die bei SharePoint 2013 mitgelieferte out of the box Lösung ist für die meisten Anwendungsfälle aber nicht ausreichend.

Sharepoint Analytics – integriertes Reporting

Die Analysen scheinen zu sehr auf Hits aufgebaut zu sein, ein tiefer Einblick und relevante Kennzahlen welche die strategische Weiterentwicklung eines Intranets unterstützen, fehlen. Trotzdem setzen viele Unternehmen nur auf die in SharePoint vorhandenen Werte. Als Grund wird dafür der zusätzliche Aufwand und die Komplexität einer Einführung eines zusätzlichen Tools angegeben. Besonders ärgerlich ist, dass SharePoint 2010 eine bessere Analyse anbot, als SharePoint 2013. Geschuldet ist dies dem internen, programmiertechnischen Wechsel von Analytics in die Suchapplikation.

Microsoft ist dringend gefordert, künftig wieder eine bessere integrierte Lösung mit businessrelevanten Kennzahlen anzubieten.

Microsoft’s Yammer bietet zwar ein umfangreicheres Angebot an Zahlen, diese sind aber nicht mit SharePoint komatibel. Ein Unternehmen welches also Yammer und SharePoint gemeinsam einsetzt, muss mit unterschiedlichen Zahlenwerken und Analysen leben. Eine zusätzliche Herausforderung ist, dass die Zahlen abhängig von der physischen SharePoint Umgebung sind. Das einheitliche Messen über mehrere Instanzen hinweg bereitet vielen Unternehmen Schwierigkeiten. Ein aggregierter Überblick fehlt.

Alternativen zu SharePoint Analytics

Web Tracking Tools wie Google Analytics, Adobe Reports & Analytics (vormals Omniture SiteCatalyst), WebTrends oder eTracker

Viele Parameter welche man in einem Web Analyse Tool findet, sind auch für ein Berichtswesen im Intranet sinnvoll. Zudem sind Tools welche seit Jahren für die Analyse von Webseiten dienen, meist sehr ausgereift und auch an eigene Kennzahlen anpassbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass das eigene Unternehmen oft bereits ein Tool für die Unternehmenswebseite einsetzt. Verwendet man im Intranet das selbe Tool, kann man ein einheitliches Berichtslayout verwenden. Es geht dabei nicht um den Vergleich der Nutzung zwischen Web und Intranet, sondern um die einfachere Verständlichkeit der Berichte für das Management.

Problematisch ist aber häufig die Implementierung dieser externen Tools. Viele der Web Analyse Tools sind in der Cloud außerhalb des Firmennetzwerkes. Es muss eine technische Lösung geschaffen werden, um einen sicheren Datentransfer zwischen Intranetanwender und externem Analysetool zu gewährleisten. Zudem bedeutet dies auch, dass Informationen aus dem Intranet über die Firewall hinweg in die Cloud gelangen. Natürlich kann hier eine sichere Methode des Datentransfers gefunden werden, dies bedeutet aber eine zusätzliche Komplexität im Projekt.

Der deutsche Anbieter eTracker und die Open Source Lösung Piwik bietet auch eine on-premise Lösung, also eine selbst im Unternehmen installierte Lösung, an.

WebTrends, neben dem früheren Omniture SiteCatalyst ein etabliertes Produkt im Bereich der Web Analyse, bietet mittlerweile ein für SharePoint adaptiertes Produkt an.

Man darf aber nicht vergessen, dass diese Tools aus der Web Analyse heraus entstanden sind. Tiefgreifende Intranet Analysen wie beispielsweise Interaktionen, Kommentare und Engagement sind meist mit zusätzlichem Implementierungsaufwand verbunden.

Spezialisierte Tools für SharePoint Reporting

CardioLog Analytics von Intlock bietet ein Tracking über mehrere Plattformen hinweg. So wird es ermöglicht, ein Intranet mit unterschiedlichen Elementen wie SharePoint Servern im Haus, SharePoint in der Cloud und auch zusätzlichen Tools wie Sitrion zu messen und die Zahlen zu aggregieren.

Ein anderes, rein auf SharePoint spezialisiertes Tool, ist HarePoint Analytics.

Oft hängt es aber an der Organisation

Alle Tools sind nur so gut wie die organisatorische Umsetzung des Intranet Controlling. Nur wer das Berichtswesen auch organisatorisch einführt, eigene Kennzahlen mit startegischen und operativen Blickwinkeln aus den Zielen ableitet, diese regelmäßig überprüft und Schlüsse daraus zieht, wird Erfolg haben.

Die Einführung eines Tools ohne gleichzeitig auch Ressourcen für ein aktives Berichtswesen zu schaffen, ist nicht zielführend.

Welches Tool verwenden Sie in Ihrem Unternehmen zum Messen des Intranet Erfolges?

 

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