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Tipps um die Intranet-Akzeptanz zu steigern

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Was sind die Treiber für ein anerkanntes Intranet im Unternehmen? Wie bringe ich meine Kollegen dazu, neue Funktionen im Intranet zu nutzen? Die Attraktivierung des Intranets wird regelmäßig in unseren Intranet Expertentreffen diskutiert. Nachfolgend ein paar Gedanken wie man die Akzeptanz steigern kann.

Balance aus Mitarbeitervorteilen und Unternehmensvorteilen schaffen

Für mich der wesentlichste Punkt ist die Balance zwischen Unternehmens- und Mitarbeitervorteilen. Jede Funktion im Intranet muss beide Kategorien unterstützten. Wenn Unternehmensvorteile durch das Intranet erwirtschaftet werden, wird es auch langfristig vom Management getragen. Auch Mitarbeiter wissen, dass ihr Gehalt vom Unternehmenserfolg und somit von der eigenen Produktivität abhängt und erwarten sich Tools die sie in ihrem täglichen Arbeitsablauf unterstützen.

Zusätzlich muss das Intranet klare Vorteile für den Mitarbeiter haben. Wenn der Mitarbeiter spürt, dass ihm das Intranet bei der täglichen Arbeit hilft, wird er es auch auf dauer anwenden. Letztlich sollte das Intranet durch Arbeitstools im täglichen Ablauf eingebunden werden.

Erfolge sichtbar machen

Langfristig müssen sich die nötigen Ressourcen für ein Intranet rechnen. Aus diesem Grund ist eine Arbeit an einer guten Argumentationslinie im Unternehmen wichtig. Es muss ein Business Value vom Intranet dargestellt werden. Wenn eine finanzielle Kalkulation wenig sinnvoll erscheint, so sollten zumindest positive Erfolge sichtbar gemacht werden. Dies funktioniert am besten mit der Methode Story Telling. Erfolge des Intranets werden strukturiert erfasst und niedergeschrieben und laufend kommuniziert und erzählt.

Nutze E-Mails

E-Mails zu Nutzen mag auf den ersten Blick eine falsche Empfehlung zu sein. Denn in vielen Unternehmen sollte das Intranet auch gegen die E-Mail Flut helfen. Aber sehen wir uns Facebook an: ohne E-Mail Notifikationen wäre Facebook niemals so gr0ß geworden als es heute ist.

Letztlich ist E-Mail noch immer die vertraute digitale Kommunikation. E-Mail sollte somit auch als Weg genutzt werden, um Mitarbeiter auf neue Inhalte im Intranet aufmerskam zu machen. Wichtig dabei ist, E-Mail nur als Impuls zu verwenden; die wirklichen Inhalte müssen im Intranet stehen.

Usability, ein typischer Intranet Hygienefaktor

Es gibt Faktoren die bei unzureichender Erfüllung rasch zu Unzufriedenheit führen, letztlich aber bei guter Erfüllung nicht unbedingt Treiber sind. Die leichte Anwendbarkeit des Intranets zählt mit Sicherheit dazu. Usability ist eigentlich ein Hausverstand-Thema, in der Projektumsetzung dann aber doch schwierig zu realisieren. Die Herausforderung ist es, ein einfaches Intranet innerhalb eines komplexen Projektumfeldes mit vielen unterschiedlichen Bedürfnissen zu realisieren.

Aus diesem Grund muss Usability ein Kernbestandteil der Entwicklung aber auch im laufenden Betrieb darstellen. Eine Möglichkeit ist es, regelmäßige Usability Checks und Optimierungszyklen einzuführen.

Der Motivator fürs Intranet

Ein Intranet zu installieren reicht nicht aus, es braucht einen ständigen Motivator in Form einer Person auch nach dem Rollout. Projekte ohne Motivatoren sterben in Unternehmen. Es braucht also einen Kümmerer der sich dem Thema annimmt und es nach vorne treibt und auch die Governance verantwortet. Diese Ressource muss von Anfang an im Projekt einkalkuliert werden. Die wesentliche Aufgabe des Motivators ist es, den Change-Prozess im Unternehmen zu fördern. Die Einführung neuer Arbeitsmethoden ist kein einfacher Prozess und darf auch nicht kurzfristig betrachtet werden. Change braucht Zeit und Energie. Energie die in Form von Ressourcen zur Verfügung gestellt werden muss.

Schaffe Anerkennung

Anerkennung ist ein Motivator und Treiber. Auch wenn ein „Like“ im ersten Moment im Intranet als unnötig abgetan wird („Das Intranet ist ja kein Spielzeug“) so schafft diese einfache Funktion ein gutes Gefühl bei der empfohlenen Person. Warum sollte man im Arbeitsumfeld dies nicht nutzen?

 

Welche Tipps haben Sie zur Steigerung der Attraktivität des Intranet?

 

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