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Chaos in der Cloud: Wie neue Funktionen die User Experience in SharePoint und Google Apps stören

Bekanntlich haben Cloud-Computing-Lösungen wie Office 365 und Google Apps for Work seit ihren ersten Versionen stetig an Popularität gewonnen und sind inzwischen die Go-To-Collaboration-Software für die Mehrheit der großen und mittleren Unternehmen. Aber was bedeuten die ständig neuen Funktionen für die Usability?

Streben nach Einfachheit

Abgesehen von der Bequemlichkeit des jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriffs, der durch die Nutzung der Software über das Internet ermöglicht wird, wird die erhöhte Produktivität als einer der Hauptvorteile des Wechsels in die Cloud angesehen. Ob die Produktivitätssteigerung durch den Einsatz von SaaS (Software as a Service)-Lösungen erreicht wird, lässt sich praktisch mit der einfachen Frage zusammenfassen: Macht das meine Arbeit leichter?

Die Logik hier ist, dass je einfacher die Benutzererfahrung, desto größer der Ertrag an Produktivität ist – egal ob es ein Administrator ist, der einen neuen Benutzer zum Netzwerk der Organisation hinzufügt oder ein Team ein geteiltes Dokument zum gemeinsamen bearbeiten verwendet. Sowohl Microsoft als auch Google haben viel investiert, um Office 365 und Google Apps zu einem Spitzenprodukt zu machen, wenn es darum geht, die Benutzer- und Administratorenerfahrung so einfach wie möglich zu halten. Aber ist das wirklich gelungen?

Ständig neue Funktionen sind herausfordernd

Mein Haupteinwand gegen diese Prämisse der Einfachheit ist das ständige Hinzufügung von Funktionen, die automatisch bei den Nutzern auftauchen. Diese automatischen Updates werden von beiden Anbietern als Vorteil vermarktet (wer liebt nicht Produkterweiterungen?), wirken aber der von Google und Microsoft angestrebten Benutzerfreundlichkeit entgegen.

Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Organisation verwenden, kann es effektiver sein, Funktionen auszuschalten. Je mehr aktive Funktionen Sie haben, desto komplizierter wird die Nutzung und desto mehr Unordnung müssen die Benutzer des Dienstes bewältigen.

Wie bei den klassischen Microsoft-Anwendungen wie Excel und Word: Viele Menschen nutzen nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen. Eine Überlastung mit unnötigen Funktionen bedeutet einen Verlust in der Benutzererfahrung, der letztlich dazu führt, dass das Tool weniger produktiv ist, als es sonst wäre.

Das soll natürlich nicht heißen, dass neue Features von Natur aus unerwünscht sind – ganz im Gegenteil. Aber Sie brauchen eine strukturierte Methode, um sie einzuführen, die den Unternehmen genügend Zeit gibt, um zu entscheiden, welche Features sie behalten und auf welche sie sich vorbereiten und welche sie lieber ignorieren möchten.

Bessere Koordination mit Kunden

Mit der Office 365 Roadmap hat Microsoft einen wichtigen Schritt unternommen, um neue Funktionen besser an bestehende Anwender zu kommunizieren. Die Roadmap dient als detaillierter Kalender, der die Benutzer einige Monate im Voraus darüber informiert, welche Updates (in verschiedenen Stadien, von der Entwicklung bis zur vollständigen Verfügbarkeit) die Abonnenten erwarten können. Eine weitere Ergänzung, Office 365 Targeted Release, gibt Benutzern die Möglichkeit, Updates für den Dienst vor dem Standard-Releasezyklus zu erhalten. Jake Zborowski, ein Gruppenproduktmanager für Office 365, sagte bereits vor Jahren in einem Blogbeitrag, dass die Änderungen an der Updatekommunikation von Microsoft als Reaktion auf das Feedback der Benutzer vorgenommen wurden und den Abonnenten „die Möglichkeit geben sollen, Änderungen in kleinen Teilen zu konsumieren“.

Aber das reicht wohl nicht aus. Bei Inhouse-Lösungen hatten Unternehmen immer die Kontrolle darüber, was im System passiert. Da aber bei Intranet-Tools wie SharePoint ein universelles Update implementiert ist, das jeden Benutzer innerhalb eines Unternehmens betrifft, ist eine bloße Vorschau auf die geplanten Releases, wie sie die Office 365 Roadmap bietet, keine wirkliche Abstimmung mit dem Kunden. Es handelt sich im Wesentlichen um einen Kalender, mit dem die Benutzer sehen können, was passieren wird, mit der Option, dass es zwei Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt geschieht, aber keine gleichwertige Option, um die Aktualisierung zu verzögern, wenn eine Organisation nicht bereit ist.

Google bietet einen ähnlichen Release-Kalender an. Google Apps-Abonnenten können zwischen zwei Veröffentlichungsspuren wählen, wobei die geplante Veröffentlichungsspur Administratoren die Möglichkeit gibt, die Veröffentlichung neuer Funktionen für andere Nutzer innerhalb des Unternehmens zu verzögern, was laut Google „zusätzliche Zeit für die Schulung Ihrer Supportmitarbeiter und die Vorbereitung der Nutzer auf die kommenden Änderungen“ bedeutet.

Das Fazit

Wenn neue Funktionen die Benutzererfahrung verbessern sollen, dann muss ihre Freigabe noch besser mit den Abonnenten abgestimmt werden. Die Office 365-Roadmap verbessert zwar die Transparenz von Service-Aktualisierungen, aber ein Kalender mit dem „was kommt“ gibt Unternehmen, wenn überhaupt, nur wenig Kontrolle darüber, wie neue Funktionen in das Tagesgeschäft integriert werden können.

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