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Pocathon: Agenturen agil auswählen

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Umsetzungsprozesse von digitalen Projekten laufen mittlerweile wohl vorwiegend agil ab. Allerdings sind die Auswahlprozesse von Agenturen, Implementierungspartnern und Lösungen häufig noch an traditionelle, statische Prozesse gebunden. Mit dem Pocathon – einer Weiterentwicklung des Hackathons – haben die Centralschweizerischen Kraftwerke AG (CKW) einen neuen Weg der Anbieter- und Lösungsauswahl gewählt.

Die Formel für den Schnellstart eines Projekts

Zwei Tage lang haben drei vorausgewählte Agenturen in einem großen Raum, zusammen mit dem Team von CKW, ein dichtes Programm absolviert. Vorgelegt wurden User Stories, für welche von den Agenturen Lösungen erarbeitet und in zwei öffentlichen Reviews vorgestellt wurden. Das Besondere: die Agenturen und das CKW Team waren die gesamte Zeit im selben Raum, selbst die Vorstellung der aus den Aufgaben entstandenen Lösungen konnten die Agenturen gegenseitig mitverfolgen. Im Vordergrund stand die Vorführung einer funktionierenden, lauffähigen Lösung für die vorgegebenen Nutzerszenarien. Zu den Präsentationen sind zudem alle CKW Mitarbeiter eingeladen gewesen. Wer wollte, konnte teilnehmen und die Lösungen der Agenturen nach Bauchgefühl bewerten. Natürlich hat das Kernteam der CKW die Leistung der Lieferanten nach weiteren spezifischen Kriterien bewertet, um eine gute Entscheidungsgrundlage zu haben.

Kluger Kopf: Hans-Peter Kälin hat das Thema des Pocathon bei CKW vorangetrieben. Inzwischen denkt CKW daran, den Pocathon auch bei weiteren Beschaffungsvorgängen zu nutzen.

Der ganze Prozess ist aber nicht in zwei Tagen umsetzbar. Es braucht eine gute Vorbereitung und Vorauswahl der Agenturen. Insgesamt hat die Entscheidungsfindung trotzdem nur fünf Wochen benötigt. Im Vergleich: eine typische Anbieterauswahl zur Umsetzung einer Webseite oder eines Intranets dauert schon mal sechs bis zwölf Monate.

Die Vorarbeit

Zunächst wurde ein funktionsübergreifendes Team aus Fachbereich und IT zusammengestellt und in Benutzergruppen-Workshops die wichtigsten Nutzerszenarien für das neue Intranet definiert. Diese User Stories waren Basis für den Zweitagesworkshop mit den Agenturen. Im Vorfeld sind viele Agenturen mit einem groben Briefing eingeladen worden, ihr Interesse an der Teilnahme zu bekunden. Auf Basis der ersten Angebote und vertiefender Gespräche haben es drei Agenturen in die Endauswahl, und somit den Pocathon Workshop, geschafft.

Vor der Teilnahme am Workshop haben die ausgewählten Agenturen den definitiven Projektvertrag erhalten. Die drei Agenturen erhielten eine Abschlagszahlung für die Teilnahme am Workshop.

Unmittelbar nach dem zweiten Workshoptag erfolgte der Zuschlag an einen der drei Anbieter.

Für einen erfolgreichen Pocathon ist es unerlässlich, dass alle betroffenen Abteilungen an einem Strang ziehen. Vor allem die Beschaffung, aber auch die Rechtsabteilung und natürlich insbesondere die mit dem Projektmanagement betraute Abteilung müssen für einen agilen Auswahlprozess offen sein. Da die Auswahl nicht auf Listen an gewünschten Funktionalitäten, sondern auf Anwendungsbeispielen basiert, müssen auch die Verträge anders formuliert werden. Dies führt möglicherweise zu einem Gefühl der Unsicherheit. Letztendlich ist aber das Gegenteil der Fall: Durch die bereits konkrete Zusammenarbeit der Agenturen mit dem Projektteam des Kunden ist das Bild der Zusammenarbeit viel klarer. Die Agenturen können keine Vertriebsmitarbeiter in den Pocathon entsenden, sondern kommen mit ihrem echten Projektteam, welches dann in der Umsetzung auch zum Einsatz kommt. Dies schafft Sicherheit.

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